Funcionamiento


Nuestro servicio de Assistant Virtual en solo 3 pasos:


CONTRATE EL SERVICIO DE ASSISTANT VIRTUAL ONLINE.

Busque el plan que más se ajuste a sus necesidades, elija su mejor opción, y contrate nuestro servicio de Assistant Virtual.
Deberá llenar el formulario de inscripción, donde documentará el país y la ciudad donde quiere que su secretaria personal atienda a sus clientes, además de la información personal que servirá para identificarlo en el servicio.
Una vez el proceso de inscripción esté listo, se le pedirá instrucciones para configurar:

  • La forma como quiere que su Assistant Virtual personal online le conteste a sus clientes, podrá elegir de una lista predeterminada de saludos o usted mismo puede crear su propio guión o speech.
  • El correo electrónico donde quiere que su Assistant Virtual le envíe los detalles de las llamadas, con la posibilidad de adjuntar la grabación de cada llamada.
  • La disponibilidad de su agenda.
  • Mensajes especiales para clientes de alto valor.
  • Lista de clientes VIP para transferencia de llamadas. (opcional)
  • Podrá solicitar configurar adicionalmente, un sistema de un menú de voz, que redirija la llamada entrante al departamento oportuno de su empresa y en su defecto a su Assistant Virtual.
  • Y el resto de opciones disponibles para la configuración del servicio.

Una vez este proceso esté terminado, puede pagar el servicio On-Line y quedará habilitado en tan solo 24 horas.

ATENCIÓN TELEFÓNICA PARA SUS CLIENTES

Con el servicio de Assistant Virtual, sus clientes lo llamaran al (los) número(s) asignado(s), las llamadas entrantes serán transferidas a su Assistant Virtual, quien contestará en su nombre con el guión elegido por usted.
Si un cliente lo llama y lo solicita, su Assistant Virtual, le informará que usted se encuentra ocupado o en una reunión, y podrá realizar las siguientes acciones:

  • Tomar Recados
  • Asignar Citas.
  • Administrar su agenda.
  • Dar información a clientes específicos.
  • Transferir la llamada a su móvil o fijo *(servicio opcional con costo)
  • Su Assistant Virtual, atenderá a sus clientes de una manera amable y profesional, de forma que sus clientes siempre pensarán que su secretaria virtual se encuentra en su oficina.

USTED RECIBE LA INFORMACIÓN DE SU ASSISTANT VIRTUAL

Una vez finalizada la llamada, su Assistant Virtual, documentará la información recibida:

  • Nombre del cliente.
  • Propósito de la llamada.
  • Mensaje.
  • Fecha y Hora.
  • Datos adicionales de llamada. (duración, tipo, etc.)

Su Assistant Virtual le enviará esta información inmediatamente por correo electrónico, adjuntando también la grabación de la llamada (Opcional) y demás información generada en la atención de su cliente.

 Funcionalidades

Su servicio de Assistant Vitual,  le ofrece las siguientes características:

Escoja qué quiere que su Assistant Vitual diga y cómo quiere que le hable a sus clientes.
Nuestro sistema le permite elegir entre varios guiones predeterminados o si usted lo prefiere puede crear uno a su gusto.

Su Assistant Vitual realizará la asignación de citas para sus clientes de acuerdo con la configuración que usted haya elegido.

Su servicio de Assistant Vitual, tomará los recados telefónicamente y se los enviará de forma ágil para que pueda conocerlos a tiempo.

Igual que una secretaria personal, nuestra Assistant Vitual le le ayudará administrar su agenda, elegir los periodos de tiempo disponibles y la división de los mismos.

Cuando su Assistant Vitual reciba una llamada, inmediatamente se le enviará un correo electrónico detallando toda la información relacionada con la atención que se le prestó a su cliente y si usted lo indica podrá añadirse la grabación de la llamada.

Gracias a nuestro servicio de atención telefónica virtual, usted cuenta con un potente PBX, donde puede contratar más extensiones para el personal de su empresa y puede comunicarse entre esas extensiones sin costo. Adicionalmente puede transferir llamadas entre ellas y realizar conferencias.

Usted puede programar mensajes especiales para clientes específicos en nuestro sistema y cuando éstos se comuniquen con su Assistant Vitual, ella se los dará como usted lo haya indicado.

Nuestro servicio de Assistant Vitual le permite definir un listado de clientes importantes, a los que redirigiremos de forma automática  a su teléfono fijo o móvil, en caso de que llamen. Este es un servicio adicional que tiene un bajo costo por minuto.

Adquiera su servicio de Assistant Vitual desde la comodidad de su casa u oficina, a través de nuestro sistema de pagos en línea.

Usted tiene la posibilidad de solicitar de activación de Sistemas de Audio Respuesta que ayudará a atender mejor a sus clientes y darle más profesionalismo al servicio.

Usted puede elegir una o varias líneas en varias ciudades, las cuales serán atendidas de la misma manera por su Secretaria Virtual.